Pengadaan case untuk perusahaan dan instansi

Kenapa pengadaan case sering tersendat

Dari pengalaman kami menangani permintaan perusahaan, hambatannya jarang soal harga. Yang bikin lambat biasanya urusan administratif: penawaran datang tanpa rincian spesifikasi sehingga tidak bisa dibandingkan, vendornya tidak bisa menerbitkan dokumen sesuai format pengadaan, atau desainnya baru dipermasalahkan setelah barang jadi.

Tiga hal itu yang kami hilangkan dari prosesnya.

Surat penawaran yang bisa langsung diajukan

Bukan pesan WhatsApp berisi angka. Surat penawaran berkop, dengan rincian per unit: dimensi jadi, material konstruksi, jenis hardware, spesifikasi interior foam, jumlah unit, estimasi waktu pengerjaan, dan masa berlaku harga. Format inilah yang dibutuhkan bagian keuangan dan procurement untuk memproses persetujuan.

Lembar approval desain sebelum produksi

Untuk pekerjaan korporat, kami kirim lembar approval berisi gambar konstruksi, dimensi, penempatan hardware, dan pembagian interior. Produksi baru berjalan setelah lembar itu disetujui tertulis.

Ini yang mencegah perdebatan di akhir. Ini juga yang membuat unit ke-2 sampai ke-50 keluar seragam, karena semuanya mengacu ke satu gambar yang sama.

Dokumen lengkap sampai serah terima

Invoice, surat jalan, dan BAST kami siapkan sesuai kebutuhan administrasi Anda. Untuk pengadaan bertahap, dokumen mengikuti setiap termin pengiriman.

PO dan termin

Kami terbiasa bekerja dengan PO perusahaan dan skema pembayaran bertahap. Skemanya dibicarakan di awal dan tertulis di surat penawaran, bukan dinegosiasi ulang di tengah jalan.

Pengadaan volume: satu unit contoh dulu

Untuk pesanan puluhan unit dengan ukuran seragam, alurnya kami buat aman untuk kedua pihak:

1. Kami buat satu unit contoh sesuai spesifikasi yang disepakati.
2. Unit itu Anda periksa: dimensi, kekuatan, kerapian, kemudahan pakai di lapangan.
3. Setelah disetujui, produksi massal berjalan dengan unit contoh sebagai acuan.

Pengadaan volume juga mendapat harga per unit yang lebih baik, karena biaya setup seperti pengukuran, pola potong, dan penyetelan mesin tersebar ke banyak unit.

Proyek tender dan pengambilan 50 unit ke atas

Mulai 50 unit, penawarannya kami hitung terpisah dari daftar harga biasa, bukan sekadar diberi potongan. Pada jumlah itu yang berubah bukan hanya harga, melainkan cara mengerjakannya: pola potong dibuat sekali lalu dipakai berulang, dan penjadwalan produksi disusun per gelombang supaya pengiriman bisa bertahap sesuai kebutuhan Anda.

Untuk keperluan tender, sebutkan sejak awal dokumen apa saja yang diminta panitia dan kapan batas pemasukannya. Surat penawaran, rincian spesifikasi teknis, dan lembar approval bisa kami siapkan mengikuti format yang Anda perlukan.

Bila jumlahnya besar tapi ukurannya bermacam macam, sampaikan daftarnya apa adanya. Pengadaan seperti itu biasanya lebih hemat kalau dikelompokkan ke beberapa ukuran baku daripada dibuat benar benar berbeda satu per satu, dan pengelompokan itu bisa kami usulkan setelah melihat daftarnya.

Pengadaan dari luar Jawa

Permintaan dari luar Jawa rutin masuk ke kami, dan di dalam dokumen pengadaannya hampir selalu ada satu atau dua syarat yang lebih baik diluruskan sekarang daripada setelah harga disepakati. Bagian ini kami tulis terbuka supaya bagian pengadaan Anda tidak perlu menebak.

Kami mengirim ke seluruh Indonesia lewat kargo, dan semuanya berangkat dari satu tempat: workshop kami di Bekasi. Tidak ada cabang, tidak ada gudang lain. Untuk case berukuran besar yang kami pakai adalah kargo barang, bukan kurir paket, karena ongkosnya dihitung dari berat volume dan kurir paket umumnya menolak dimensi seperti itu. Cara kami mengikat dan memfoto barang sebelum diserahkan ke kargo, termasuk kenapa foto itu penting bila nanti perlu klaim, kami ceritakan di catatan pengerjaan case gepeng untuk kargo.

Kebijakan bakunya, ongkos kirim ditanggung pembeli dan tidak termasuk harga case, kecuali disepakati lain secara tertulis di penawaran. Kami menulisnya sebagai baris tersendiri, bukan dilebur ke harga per unit, supaya Anda bisa membandingkan harga case antar vendor tanpa tertutup selisih kargo. Angka ongkirnya sendiri baru bisa dipastikan setelah ukuran case jadi diketahui dan kota tujuannya jelas, karena yang dibayar ke ekspedisi adalah dimensi case, bukan berat alat di dalamnya. Kalau format pengadaan Anda mengharuskan satu angka per unit yang sudah mencakup pengiriman, sampaikan sejak awal supaya urutannya bisa kita atur, dan aturan umumnya ada di kebijakan pengiriman.

Satu hal yang tidak kami janjikan: mengirim tim pemasangan ke lokasi. Barang berhenti di alamat penerima, lalu diperiksa dan diterima oleh PIC Anda di sana. Bila RFQ Anda memuat kolom manpower dan lead time, kolom itu tetap kami isi, hanya saja isinya jumlah orang dan lama pengerjaan di workshop. Kalau pengadaan Anda memang butuh kunjungan atau survei lebih dulu, sampaikan terpisah supaya bisa dibicarakan per kasus. Kami sebut sekarang karena syarat instalasi yang baru ketahuan setelah barang dibuat merugikan kedua pihak.

Dokumen yang bisa kami terbitkan tidak berubah karena tujuan pengirimannya jauh: surat penawaran berkop PT TJS Produksi Komunikasi, surat perjanjian kerja sama dan perjanjian kerahasiaan bila diminta, lembar approval desain, invoice, surat jalan, dan BAST. Dua hal yang belum bisa kami penuhi, dan kami sebut di depan supaya tidak menghambat di tengah jalan, adalah faktur pajak, karena kami belum berstatus PKP, dan rekening pembayaran atas nama PT, yang masih dalam proses. Keterangan lengkapnya ada di halaman katalog. Bila prosedur pengadaan Anda terikat pada salah satu dari keduanya, sampaikan di awal supaya kita cari jalannya bersama.

Konstruksi anti korosi untuk instansi dan lingkungan pesisir

Sebagian pengadaan instansi mensyaratkan ketahanan terhadap korosi, dan sebagian lokasi kerja memang menuntutnya walau tidak tertulis di dokumen.

Yang menyerah lebih dulu di lingkungan berudara garam bukan badan case, melainkan bagian logamnya: engsel, kunci, sudut, dan as roda. Karena itu penyesuaiannya ada pada jenis lapisan hardware dan pilihan roda, bukan pada konstruksi badan case. Sebutkan bila lokasi pemakaian ada di pesisir, atau bila syarat itu tertulis dalam dokumen pengadaan Anda.

Segmen yang paling sering kami tangani

Sebagian klien kami tidak menghendaki nama atau logo perusahaannya ditampilkan publik, jadi tidak ada yang kami cantumkan di situs ini. Bila Anda perlu referensi proyek serupa sebelum memutuskan, minta lewat WhatsApp. Kami kirimkan foto pekerjaan dari segmen yang sama.

Konstruksi yang kami pakai

Badan case memakai plywood 9 mm dilapis HPL, hitam doff atau warna sesuai permintaan. Untuk kebutuhan lab dan medis tersedia finishing laminasi aluminium.

Rangkanya memakai list aluminium pada sisi dan sudut. Untuk case yang sering dibongkar-pasang, sudutnya kami beri pelindung bola.

Hardware-nya handle tanam, kunci kupu-kupu, engsel, dan roda untuk unit besar. Ukuran hardware disesuaikan dengan bobot isi, tidak dipukul rata.

Interiornya foam EVA lembaran untuk alat yang toleran, atau foam die-cut presisi mengikuti bentuk alat untuk instrumen bernilai tinggi.

Langkah berikutnya

Kirim daftar alat beserta dimensi kasarnya dan jumlah unit yang dibutuhkan. Dalam jam kerja, kami balas dengan usulan konstruksi dan estimasi. Bila Anda perlu dokumen resmi untuk diajukan, sebutkan nama instansi dan alamat penerima penawaran, dan surat kami siapkan berkop.

Bila bagian pengadaan Anda sedang membandingkan beberapa vendor, pertanyaan yang sebaiknya diajukan ke setiap pembuat case kami tulis terbuka, termasuk pertanyaan yang menyulitkan kami sendiri.